Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE HOTEL EPICA

Respectarea confidențialității și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi. Prin urmare, ne angajăm ca datele dumneavoastră cu caracter personal să fie procesate în conformitate cu principiile stabilite în legislația privind protecția datelor aplicabilă în România, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (în continuare „GDPR” sau „Regulamentul”).

Prezenta politică de confidențialitate (denumită în continuare „Politica”) cuprinde informații cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către Compania De Librarii București Turism S.R.L., societate cu răspundere limitată, constituită în acord cu legislația română, cu sediul în București, Strada Şelimbăr nr. 1, Sector 3, înregistrată în Registrul Comerțului sub nr. J2023024762406, având CUI RO49335408 (denumită în continuare „Societatea” sau „Hotel Epica”). 

Conform Regulamentului, datele cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („Persoana Vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. 

Prezenta Politică se aplică, după caz, clienților și beneficiarilor serviciilor Hotelului Epica; potențialilor clienți ai Hotelului Epica; vizitatorilor Hotelului Epica; vizitatorilor website-ului nostru; persoanelor interesate de serviciile sau activitatea Hotelului Epica și care ne contactează în acest sens; persoanelor care aleg să aplice pentru un post în cadrul Societății; persoanelor care participă la procedurile de recrutare; colaboratorilor, partenerilor de afaceri sau furnizorilor Hotelului Epica; angajaților, persoanelor de contact, colaboratorilor, reprezentanților partenerilor de afaceri, colaboratorilor sau furnizorilor Hotelului Epica și/sau oricăror persoane prevăzute în prezenta Politică. 

Prezenta Politică descrie scopurile și temeiurile prelucrării datelor cu caracter personal; categoriile de date cu caracter personal ce pot fi prelucrate de Societate; modul în care obținem datele cu caracter personal; destinatarii datelor cu caracter personal; durata prelucrării datelor cu caracter personal; drepturile persoanelor vizate; date de contact.

I. SCOPURILE PRELUCRĂRII. TEMEIURILE PRELUCRĂRII. CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL

În contextul interacțiunii dumneavoastră cu Hotel Epica, datele dumneavoastră cu caracter personal pot face obiectul activităților de prelucrare pe care le efectuăm.

1. Dacă sunteți client sau potențial client al Hotelului Epica, precum și în cazul în care sunteți beneficiar al serviciilor noastre, vă informam că putem colecta și prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

 1.1. Prestarea serviciilor oferite de Hotel Epica. În acest caz, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi colectate și prelucrate în vederea executării contractului încheiat între dumneavoastră și Societate, în vederea furnizării de oferte sau de servicii personalizate în cazul în care ne transmiteți o solicitare în acest sens, în vederea procesării plăților efectuate de dumneavoastră, în vederea îndeplinirii formalităților de cazare, de check - in, de check - out (inclusiv în vederea completării fișei de anunțare a sosirii și plecării) precum si în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care incumbă Societății (inclusiv în raport cu autoritățile publice). 

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, numere de identificare (spre exemplu, CNP), datele cu caracter personal cuprinse în actul dumneavoastră de identitate, număr de telefon, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, date ale însoțitorilor, inclusiv însoțitori minori, date cu privire la contul si cardul bancar, data sosirii, data plecării, scopul călătoriei. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. c (i.e. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului), din GDPR, după caz.

În cazul în care sunteți beneficiar al serviciilor noastre ca urmare a contractării acestor servicii de către o altă persoană (spre exemplu, de către angajatorul dumneavoastră pentru deplasări ale salariaților efectuate în scop profesional, deplasări de tip team building etc.), obligația de informare cu privire la transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal către Hotel Epica, prelucrarea acestor date și condițiile de prelucrare, inclusiv conținutul prezentei Politici, revin persoanei (i.e. clientului) care efectuează rezervarea și contactează serviciile noastre.

În acest sens, dacă rezervați și contractați serviciile noastre în beneficiul altor persoane fizice, vă revine obligația de a informa în mod corespunzător persoanele vizate, beneficiare ale serviciilor noastre, cu privire la transmiterea datelor cu caracter personal către Hotel Epica, prelucrarea acestor date și condițiile de prelucrare, inclusiv conținutul prezentei Politici. Societatea nu va răspunde pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a acestei obligații de către dumneavoastră, în limitele permise de lege.

1.2. Gestionarea rezervărilor și a solicitărilor transmise de dumneavoastră. În acest caz, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi colectate și prelucrate în vederea efectuării rezervărilor solicitate, în vederea confirmării, modificării sau respingerii rezervărilor efectuate, în vederea formulării unui răspuns la cererile și solicitările dumneavoastră sau în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care incumbă Societății (inclusiv în raport cu autoritățile publice). 

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, numere de identificare (spre exemplu, CNP), număr de telefon, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, date ale însoțitorilor, inclusiv însoțitori minori, date cu privire la contul si cardul bancar, data sosirii, data plecării, scopul călătoriei. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract), lit. c (i.e. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului) sau lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), din GDPR, după caz.

2. Desfășurarea și organizarea campaniilor de marketing. Societatea poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă ține la curent cu serviciile și ofertele care ar putea fi de interes pentru dumneavoastră, în cadrul organizării și desfășurării campaniilor de marketing de către Societate pentru promovarea serviciilor și a activității acesteia.

În acest sens, vă putem furniza (inclusiv în formă electronică, prin SMS, apel telefonic) newsletter-uri despre serviciile și ofertele noastre, materiale promoționale, oferte comerciale sau alte comunicări de marketing sau, după caz, vă putem solicita opinia dumneavoastră cu privire la serviciile oferite de Hotel Epica sau pentru realizarea studiilor de piață, dar numai în cazurile în care v-ați abonat în acest sens și, prin urmare, v-ați exprimat consimțământul expres pentru o astfel de prelucrare. 

Vă puteți răzgândi și retrage consimțământul în orice moment și în mod gratuit, prin accesarea link-ului de dezabonare afișat în cadrul comunicărilor de marketing pe care le primiți de la Hotel Epica. 

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, număr de telefon, data nașterii, adresă de e-mail. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. a (i.e. persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice) din GDPR.

3. Colectarea feedback - urilor. Managementul reclamațiilor, sesizărilor și litigiilor. În acest caz, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi colectate și prelucrate, după caz, în vederea soluționării și gestionării sesizărilor, reclamațiilor, întrebărilor, cererilor formulate de dumneavoastră, inclusiv cu privire la serviciile oferite de Societate; în vederea constatării, exercitării sau apărării drepturilor Societății în instanță și/sau în vederea colectării și administrării feedback – urilor oferite de dumneavoastră.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, număr de telefon, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail.

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) sau lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță) din GDPR, după caz. 

4. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de lege. Putem prelua unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv în contextul furnizării serviciilor oferite de Societate, în baza obligațiilor impuse de legislație Societății (spre exemplu, obligația de a respecta legile din domeniul fiscal).

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. c (i.e. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului) din GDPR.

5. Asigurarea securității bunurilor, persoanelor și spațiilor prin intermediul supravegherii video. În scopul prevenirii infracționalității și asigurării protecției persoanelor (incluzând clienții, vizitatorii și personalul Hotelului Epica) și a bunurilor aflate în proprietatea Hotel Epica precum si a clientilor/vizitatorilor, precum si in scopul gestionarii eficiente a incidentelor de securitate, putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal prin mijloacele de supraveghere video instalate în interiorul și exteriorul clădirii Hotelului Epica. 

Mijloacele de supraveghere sunt situate în locuri vizibile și sunt însoțite de pictograme, fiind amplasate astfel încât să minimizeze impactul asupra intimității individuale și realizăm evaluări periodice pentru a ne asigura că utilizarea acestora rămâne justificată. 

Imaginile înregistrate vor fi păstrate pe durata necesară pentru ca un incident să poată fi descoperit și investigat, dar nu mai mult de 30 zile.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: imaginea dumneavoastră captată prin mijloacele de supraveghere precum si numărul de înmatriculare al vehiculului, după caz.

Cu excepția autorităților competente sau a alor cazuri prevăzute de lege, imaginile și datele nu vor fi furnizate către terțe părți.

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. c (i.e. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului) și lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), după caz, din GDPR. 

6. Utilizarea și administrarea website-ului Hotel Epica. Website-ul Hotel Epica poate colecta și stoca în mod automat anumite date și informații incluzând, dar fără limitare: adresa IP, locația generală în care se află dispozitivul utilizat dumneavoastră, tipul de browser, sistemul de operare, momentul accesării. Folosim datele cu caracter personal pe care le colectăm de la dumneavoastră când vizitați website-ul nostru, https://www.epicahotel.ro/, pentru a procesa și a răspunde întrebărilor transmise de dumneavoastră prin intermediul website-ului nostru, pentru a trimite newsletter-urile la care v-ați abonat în timp ce vizitați site-ul nostru (prevederile secțiunii 2 de mai sus rămân aplicabile), precum și pentru a furniza informațiile solicitate în legătură cu activitatea și serviciile noastre. De asemenea, folosim datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a monitoriza traficul și a îmbunătăți conținutul website-ului.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: ora și data accesării website-ului nostru, secțiunea accesată din website, adresa IP, locația generală în care se află dispozitivul utilizat dumneavoastră . 

Administrarea website-ului Hotel Epica presupune utilizarea de cookies pentru a oferi vizitatorilor o experiență mai bună atunci când navighează pe site, precum și pentru a oferi servicii adaptate nevoilor și intereselor vizitatorilor. Pentru mai multe detalii despre folosirea cookies de către Hotel Epica, vă rugăm să consultați politica noastră de cookies.

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. a (i.e. consimțământul persoanei vizate) și/sau lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), după caz, din GDPR.

7. Dacă sunteți vizitator al Hotelului Epica, vă informam că putem colecta și prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a asigura securitatea spațiilor, a bunurilor și a personalului Hotel Epica, precum și pentru a asigura securitatea clienților Hotelului Epica și a bunurilor acestora. Totodată, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate și în vederea îndeplinirii de către Societate a obligațiilor sale legale, inclusiv în raport cu autoritățile publice.

Vă informăm că au fost instalate mijloace de supraveghere video, în interiorul și exteriorul clădirii Hotelului Epica. Mijloacele de supraveghere sunt situate în locuri vizibile și sunt însoțite de pictograme, fiind amplasate astfel încât să minimizeze impactul asupra intimității individuale și realizăm evaluări periodice pentru a ne asigura că utilizarea acestora rămâne justificată. În acest sens, se aplică în mod corespunzător prevederile secțiunii 5 de mai sus.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, numere de identificare (spre exemplu, CNP), datele cu caracter personal cuprinse în actul dumneavoastră de identitate, număr de telefon, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, data și ora sosirii, data și ora plecării, imaginea dumneavoastră captată prin mijloacele de supraveghere, numărul de înmatriculare al vehiculului, după caz. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. c (i.e. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului) și lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), după caz, din GDPR. 

8. Desfășurarea operațiunilor de recrutare. În cazul în care aplicați pentru un post în cadrul Societății, procesăm datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul desfășurării operațiunii de recrutare, inclusiv pentru evaluarea calificărilor și a aptitudinilor dumneavoastră în raport cu postul pentru care ați aplicat, pentru organizarea și desfășurarea interviurilor, pentru îndeplinirea formalităților în legătură cu medicina muncii sau cu alte formalități prevăzute de lege în acest sens.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, numere de identificare (spre exemplu, CNP), număr de telefon, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, alte date cu caracter personal cuprinse în actul dumneavoastră de identitate, date referitoare la educație și formare profesională, calificările profesionale, experiență profesională, precum și alte date din CV – ul dumneavoastră. 

În cadrul procesului de angajare, vă putem solicita să prezentați documente suplimentare (spre exemplu, diplome, foi matricole, avize, certificări, documente referitoare la calificările profesionale etc.).

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. f  (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), din GDPR, după caz.

9. Dacă sunteți colaborator, partener de afaceri sau furnizor al Hotelului Epica sau angajat/persoana de contact/colaborator/reprezentant al partenerilor de afaceri, colaboratorilor sau furnizorilor Hotelului Epica, vă informăm că putem procesa datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul desfășurării și întreținerii relațiilor contractuale și/sau de afaceri, după caz, cu colaboratorii, partenerii de afaceri sau furnizorii Hotelului Epica sau angajații/persoanele de contact/reprezentanții/colaboratorii partenerilor de afaceri, colaboratorilor sau furnizorilor Hotelului Epica, precum și pentru a întreține relația contractuală și/sau de afaceri, pentru a comunica cu dumneavoastră sau pentru îndeplinirea de către Societate a obligațiilor care îi incumbă potrivit legii.

În toate cazurile, datele sunt furnizate fie direct de dumneavoastră, fie de către colaboratorul, partenerul de afaceri sau furnizorul Societății. În acest ultim caz, respectivul colaborator, partener de afaceri sau furnizor al Societății are obligația de a informa persoanele cărora le aparțin datele că acestea sunt transmise Societății și că pot fi prelucrate de către Societate, precum și obligația de a respecta în acest sens prevederile legislației aplicabile, inclusiv obținerea consimțământului persoanelor vizate, când este cazul.

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, numere de identificare (spre exemplu, CNP), număr de telefon, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, adresa de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, poziția ocupată în cadrul colaboratorului, partenerului de afaceri sau furnizorului Societății. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) sau lit. f (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță) din GDPR. 

10. Închirierea spațiilor Hotelului Epica destinate sau care pot fi utilizate pentru organizarea de evenimente private sau de tip corporate. În acest caz, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi colectate și prelucrate, după caz, în vederea bunei desfășurări a respectivelor evenimente și/sau a relațiilor contractuale aferente, pentru siguranța personalului, a bunurilor sau a spațiilor Hotelului Epica, pentru siguranța participanților la evenimente și a bunurilor acestora sau în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care îi incumbă Societății.

În acest sens, vă informăm că au fost instalate mijloace de supraveghere video, în interiorul și exteriorul clădirii Hotelului Epica. Mijloacele de supraveghere sunt situate în locuri vizibile și sunt însoțite de pictograme, fiind amplasate astfel încât să minimizeze impactul asupra intimității individuale și realizăm evaluări periodice pentru a ne asigura că utilizarea acestora rămâne justificată. În acest sens, se aplică în mod corespunzător prevederile secțiunii 5 de mai sus. 

În astfel de cazuri, pot fi prelucrate inclusiv, dar fără limitare, următoarele date: nume, prenume, număr de telefon, imaginea dumneavoastră (captată prin mijloacele de supraveghere), numărul de înmatriculare al vehiculului, după caz. 

Temeiul juridic pe care ne întemeiem în vederea prelucrării datelor cu caracter personal, în astfel de cazuri, îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. b (i.e. executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. f  (i.e. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță), din GDPR, după caz.

II. MODUL ÎN CARE OBȚINEM DATELE CU CARACTER PERSONAL

Hotel Epica poate obține datele cu caracter personal: 

(i)            fie direct de la dumneavoastră, inclusiv atunci când alegeți serviciile oferite de Hotel Epica (inclusiv atunci când îndepliniți formalitățile referitoare la rezervare sau cazare), atunci când vizitați website-ul nostru, atunci când solicitați informații privind serviciile sau activitatea noastră, atunci când alegeți să aplicați pentru un post în cadrul Hotelului Epica, în contextul desfășurării relațiilor contractuale sau de afaceri cu Hotel Epica, atunci când alegeți să vă abonați în scopuri de marketing și/sau atunci când alegeți să ne transmiteți recenzii, plângeri, sesizări, atunci când vizitați Hotel Epica etc.; 

(ii)           fie prin intermediul platformelor de rezervări (spre exemplu, Booking, Expedia, etc.), agențiilor de turism, autorităților publice, colaboratorilor, partenerilor de afaceri sau furnizorilor Hotelului Epica, precum si prin intermediul persoanelor care contactează serviciile noastre pentru dumneavoastră.

În cazul în care furnizați către Hotel Epica datele cu caracter personal ale altor persoane fizice, vă rugăm să le comunicați înainte de această dezvăluire, modalitatea în care Hotel Epica intenționează să proceseze datele cu caracter personal, astfel cum este descris în prezenta Politică.

Date cu caracter personal aparținând minorilor. Respectăm și protejăm în mod deosebit datele cu caracter personal aparținând minorilor. Efectuarea rezervărilor cu privire la serviciile oferite de Hotel Epica nu este destinată persoanelor care nu au împlinit vârsta de 18 ani. Putem procesa datele cu caracter personal ale minorilor, astfel cum aceste date pot fi colectate de la părinții sau tutorele minorilor, în măsura în care acest lucru este necesar ca urmare a furnizării serviciilor Hotelului Epica, precum și în alte situații prevăzute de legislația aplicabilă sau de prezenta Politică.

Datele sensibile. În mod obișnuit, nu colectăm și nu prelucrăm date sensibile, respectiv date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice. 

Cu toate acestea, în anumite situații, este posibil să prelucrăm date privind sănătatea, de exemplu informații referitoare la alergii alimentare sau alte restricții alimentare, pe care ni le comunicați în mod voluntar, în contextul furnizării serviciilor de restaurant (de exemplu, mic dejun), pentru a putea adapta serviciile oferite nevoilor dumneavoastră.

În astfel de cazuri, prelucrarea acestor date se realizează exclusiv în scopul protejării sănătății și siguranței dumneavoastră și se bazează pe consimțământul dumneavoastră explicit.

III. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Deși, de regulă, nu vom dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți, putem:

•             dacă este necesar, transfera datele dumneavoastră cu caracter personal, numai prin aplicații sau metode securizate, unor terțe părți, cum ar fi partenerii comerciali sau de afaceri ai Hotelului Epica, furnizorii, subcontractorii sau colaboratorii Hotelului Epica (spre exemplu, furnizori de servicii de marketing, furnizori de servicii IT etc.), care acționează în calitate de procesatori de date pentru în numele Hotel Epica, cu care Hotel Epica a încheiat acordurile contractuale necesare, cerute de reglementările Uniunii Europene și de reglementările naționale. Vom transfera datele unor terțe părți exclusiv în măsura necesară pentru îndeplinirea scopurilor de procesare aplicabile pentru care datele dumneavoastră sunt colectate și prelucrate;   

•             dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a ne conforma legii sau ca răspuns la o cerere din partea unei instanțe sau a unei alte autorități legale. Hotel Epica ar putea, de asemenea, să dezvăluie informațiile către autorități în cazul în care considerăm că este necesar să prevenim sau să gestionăm fraude sau să protejăm Hotel Epica;

•             dacă este necesar, să dezvăluim datele cu caracter personal relevante autorităților competente, în contextul furnizării serviciilor pe care le-ați solicitat de la noi sau în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care incumbă Societății;

•             evenimente de grup sau conferințe: în cazul în care beneficiați de serviciile noastre în cadrul unui grup organizat sau al unui eveniment (de exemplu, conferințe, întâlniri sau alte evenimente), anumite date necesare pentru organizarea și desfășurarea acestora pot fi comunicate organizatorilor evenimentului și, după caz, altor participanți implicați în organizare;

•             dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal avocaților și/sau consultanților fiscali sau legali, în cazul în care acest lucru este necesar în vederea oferirii de consultanță și/sau de reprezentare Societății, în cazul unor dispute sau litigii cu dumneavoastră;

•             dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal executorilor judecătorești, în cazurile prevăzute de lege sau de contractele încheiate cu dumneavoastră. 

Vom asigura, în toate cazurile, că dezvăluirea datelor se realizează cu respectarea legislației aplicabile și cu implementarea unor garanții adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră.

IV. DURATA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Societatea va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal (mai puțin imaginea) pe durata contractului încheiat cu dumneavoastră, precum și după aceea, în conformitate cu obligațiile legale care ne revin.

În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul încheierii unui contract, acestea vor fi păstrate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele sau a oricărei alte perioade mai lungi prevăzute de legislația aplicabilă.

Imediat după încheierea perioadei aplicabile de păstrare a datelor cu caracter personal, aceste date urmează să fie:

•             șterse sau distruse în siguranță, într-o manieră în care nu pot fi recuperate; sau

•             transferate într-o arhivă, în cazul în care acest lucru este prevăzut de lege. 

În cazul în care prelucrarea de date are la bază temeiul legal al consimțământului dumneavoastră, vă aducem la cunoștință că vă puteți retrage oricând acest consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior. Datele cu caracter personal colectate și procesate în scopuri de marketing vor fi șterse imediat dacă vă dezabonați de la serviciul nostru de newsletter.

V. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ

În calitate de persoane vizate, GDPR prevede în beneficiul dumneavoastră o serie de drepturi cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv:

•                dreptul de acces  - vă permite să obțineți confirmarea că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de Hotel Epica și, în cazul unui răspuns afirmativ, acces la datele respective și la detaliile relevante ale acestor activități de prelucrare. Totodată, puteți solicita o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării;

•             dreptul la rectificare – vă permite rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în care acestea sunt inexacte. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete;

•             dreptul la ștergerea datelor – vă permite să obțineți ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care dispozițiile legale permit acest lucru (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate). Nu vom putea da curs unei astfel de solicitări în toate cazurile, cum ar fi atunci când legea ne obligă să păstrăm datele pentru o anumită perioadă sau atunci când datele sunt necesare pentru un interes legitim, cum ar fi apărarea unui drept în instanță;

•             dreptul la restricționarea prelucrării – vă permite să obțineți restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în situațiile prevăzute de lege (de exemplu, atunci când contestați exactitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm o astfel de exactitate);

•             dreptul la opoziție – vă permite să vă opuneți prelucrării în continuare a datelor dumneavoastră cu caracter personal în condițiile și limitele stabilite de lege. Societatea, în calitate de operator, nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care aceasta demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră, în calitate de persoană vizată, sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;

•             dreptul la portabilitatea datelor – vă permite să primiți datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră, pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit în mod automat sau să transmiteți aceste date unui alt operator de date, fără obstacole din partea Societății, în cazurile prevăzute de lege.

Puteți să vă exercitați în mod liber și în orice moment drepturile dumneavoastră, inclusiv drepturile menționate mai sus, și să aflați mai multe despre aceste drepturi, transmițând Societății, în calitate de operator, o solicitare scrisă la următoarea adresă: office@epicahotel.com. Vom trata cererile dumneavoastră cu mare atenție și vom răspunde întrebărilor pe care le aveți în cel mai scurt timp posibil. În acest sens, ne vom asigura că sunt luate măsurile adecvate pentru a răspunde solicitării dumneavoastră fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 30 (treizeci) de zile de la primirea cererii. 

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere sau reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), având următoarele date de contact: Bulevardul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28 – 30, Sector 1, cod postal 010336, București, România; nr. tel. +40.318.059.211/ +40.318.059.212. 

VI. INFORMAȚII SUPLIMENTARE 

Securitate. Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, am luat măsuri tehnice și organizatorice pentru a asigura un nivel de securitate adecvat riscurilor pe care le prezintă prelucrarea, în special împotriva utilizării abuzive sau a distrugerii accidentale, ilegale sau neautorizate, pierderii, alterării, dezvăluirii, achiziției sau accesului, manipulării intenționate sau accidentale, accesului de către terți, ștergerii și modificării. 

Veti fi notificat cu privire la o încălcare a securității datelor, fără întârzieri nejustificate, cu excepția cazului în care o autoritate stabilește că notificarea ar împiedica o anchetă penală sau ar aduce atingere securității naționale. În acest caz, notificarea va fi întârziată conform instrucțiunilor autorității. Vom răspunde cu promptitudine la solicitările dumneavoastră referitoare la o astfel de încălcare a securității datelor. 

Date de contact. Dacă aveți întrebări suplimentare cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne trimiteți o cerere scrisă, folosind următoarele detalii de contact: str. Selimbar nr. 1, Bucuresti, sector 3 (adresa) și/sau office@epicahotel.com.

Prezenta Politică poate fi actualizată din când în când.